Svo uppsker sem sáir. Innleiðing og notkun rafrænna skjalastjórnarkerfa

Útdráttur

Lög um aðgengi að upplýsingum í vörslu opinberra aðila og frumkvæði stjórnvalda um rafrænan aðgang að margs konar upplýsingum hafa orðið til þess að opinberar stofnanir og fyrirtæki hafa í vaxandi mæli tekið í notkun rafræn skjalastjórnarkerfi (RSSK). Einkaaðilar hafa einnig tekið kerfi þessi í notkun til þess að hafa stjórn á skjölum sínum. Markmiðið með grein þessari er að fjalla um hvernig best sé að standa að innleiðingu RSSK þannig að útkoman verði víðtæk, almenn og hagkvæm notkun kerfanna meðal þeirra sem ætlað er að nota þau. Rannsóknir hafa leitt í ljós að aðferðir breytingarstjórnunar eigi vel við innleiðingu upplýsingakerfa. Rannsókn var framkvæmd í íslenskum skipulagsheildum um innleiðingu og notkun RSSK. Niðurstöðurnar sýna að stuðningur stjórnenda við innleiðinguna, þátttaka notenda í innleiðingarferlinu og almenn fræðsla um skjalastjórn svo og markviss þjálfun í notkun kerfanna voru forsendur þess að innleiðingin tækist og notkunin yrði eins og til var ætlast. Það gilti jafnt um opinbera aðila sem einkaaðila. Rannsóknin sýndi að sterk tengsl voru á milli innleiðingarþátta og notkunar kerfanna svo og hvort kerfin þóttu notendavæn eða ekki. Það gefur auga leið að kerfisbundinni rafrænni upplýsinga- og skjalastjórn verður einungis komið á með réttri notkun RSSK. Kerfin eru einnig talin forsenda fyrir skilvirkri rafrænni stjórnsýslu. Árangursrík innleiðing þeirra skiptir þess vegna sköpum.